珠寶店管理機構

時間,成就溝通的第一良方

管理大師中的大師彼得-德魯克,就認為時間管理是管理者的第一要務。他諄諄教誨管理者們:記錄自己的時間,評估自己的辦事效率;管理自己的時間,按照四象限法則分配時間;集中自己的時間,積少成多地抓大事。

有了時間,就有了更多的可能。溝通,這個管理中最為常見的工作項目,也是由時間決定的。上個月底,與老友聚飲時,還談起了時間與溝通的關聯性。老友是善于溝通的年輕人,主動積極,樂于分享,他說的一些想法和做法,值得更多的企業管理者們分享,特寫此小文。

1、保障溝通總時間:每周起碼一小時

像我們這些干營銷咨詢的,主要時間都是在跟客戶度過。要么在市場,要么在企業現場,與客戶高層管理在一起的時間較多。此時,無論客戶是反對還是支持你的方案,大家都有回旋的余地。面對面的人際溝通,沒有什么化解不了的問題。

可每個月只能去客戶那一次,一次也就是3到5天。回來之后,就會忙于其他客戶的咨詢服務。好不容易跟客戶熱絡起來的感情,過不了一周就冷淡下去了。有經驗的咨詢師,即使在沒有方案要做的“空檔期”,也會主動地跟客戶負責人員聯絡。一個電話、一次QQ聊天、一條短信,甚至是一篇你推薦的文章,都會讓開始疏遠的感情,再次熱絡起來。

注重了跟“外人”溝通,往往卻會忽略公司內部的人際溝通。銷售人員、咨詢人員,這些常常單打獨斗的人士,都有一個認知誤區:只要把客戶的事情解決了,自己的老板自然就會了解自己、欣賞自己。其實不然。幾年前,葉敦明在上海的一家知名策劃公司工作。有一段時間,老是因為專業意見不同,跟老總爭來吵去的。事后發現,這也是我跟老總關系最好的一段時光。后來,我帶著項目組在全國奔走了近一個月,因為幾個項目開展順利且特別忙,所以很少跟老總通電話。結果,回來公司就發現氣氛不對。原來,他還在生我的氣,覺得我在玩“將在外君命有所不受”的把戲。不會主動溝通,再冤也得怪自己。

吃一塹、長一智。每周跟上司、關鍵下屬,最少要溝通一個小時,最好是面對面,其次要是電話或者視頻。時間是個魔方,不尊重溝通時間量,就會被誤解包圍。夫妻之間、父子之間的感情問題,大都是因為溝通時間不夠的原因。

2、拿準溝通的時機:恰當時間說恰當的話

記得幾年前,葉敦明聽到上司說了這樣的一句話:我早上10點、下午4點的時候,事情不多,心情不錯,是我最喜歡跟別人溝通的時段。后來,我比對了不少客戶企業的老板,發現這兩個時間點真的是有效溝通頻段。

當然,不同的人,會有不同的有效溝通頻段。銷售人員,必須要在難得的溝通過程中,摸索出關鍵客戶的溝通時機。在合適的時間,講合適的話,溝通才會事半功倍。最近,我在跟客戶正式通話之前,都會發條短信,或者在QQ上打個招呼,看看對方是不是有時間、有心情。否則,一個電話打過去,對方心不在焉的,溝通只會帶來更多的障礙。

日本知名職場顧問、人力采用戰略研究所董事長桑原晃彌認為,溝通的方式有很多種,稱贊、斥責、道歉等等都是。但是桑原晃彌強調,溝通只要錯過“時機”,就毫無意義,有時候還會造成反效果。所以傳達心意,重要的是不可弄錯時機,他并提出以下3個關鍵原則。祝福要在“當場傳達”、道歉要在“事發當天”、完事要比“承諾還早”。葉敦明特意摘錄過來,共大家更為明確地把握溝通時機。

像葉敦明現在加盟的一家咨詢公司,老總的行程是由助理安排的。每次老總在外時,我都會先和助理查詢一下他的時間空檔期,挑選他相對空閑的時間,溝通相對重要的、費時的事情。當然,重大的、急迫的事情,也就不這么講究時機了。但必須要做到事前精心準備,口頭說清楚之后,立馬發出電子文檔,保證當事人在第一時間搞清楚事情原由、行動內容和時間要求等細節。如此,就能把握住每一個重要的溝通時機。久而久之,你就能在別人心目中成為一個溝通高手。

3、注重溝通的效率:每一次溝通,都能通往目標達成的關鍵點

本周二的公司晨會,葉敦明的同事說了一個小故事,講的是一個房屋中心的銷售員,辦事很利索,考慮的很周到。在她們看房的路上,就把地址、房屋概況等細節發到手機上。在看完房子之后,還不失時機地把所看房子的優缺點,再次以短信方式發出。等你差不多到家的時候,他還會適時來個電話,道個平安。我的同事說,她朋友已經被這個細心的小伙子打動了,決定通過他買房。

從溝通到目標達成,中間有多個關鍵點。高效溝通人士,都善于把控節點,以整合營銷傳播的方法,推動當下的溝通節點,朝著下一步節點邁進。特別是在上海這樣的城市,很難做到凡事見面談。每次見面的機會,就要倍加珍惜。

不能見面的時候,視頻會議是個好的溝通工具。有條件的公司,可以租用或者自己開通視頻會議。沒條件的,也可以用QQ視頻聊天,畫面有點停頓,但畢竟可以看到人的表情,多少有些溝通的現場感。

每次溝通之后,無論是公司內部,還是與客戶的正式會議,都要撰寫一份會議紀要。好多事情,當時大家聽得明白、說的清楚,回轉身就會被大量的事務掩埋。還有,每周例會之前,每個參會者都要做好書面上的準備,并交由會議主持者進行匯總整理。精心準備的會議,效率得以提高,問題也能集中解決。

管理是人與人之間的事情。制度是墻,人際溝通是窗子或門。對你工作和事業重要的伙伴,每周都需要進行一次私下溝通。溝通方式可以隨機而動,比如在星巴克喝杯咖啡、晚間喝點小酒,放松的情況下,溝通的誠意足了,問題解決自然水到渠成。

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